El reto de los costes de viaje y gestión del mantenimiento

Todas las industrias que requieren la gestión del mantenimiento de maquinaria se sitúan ante un desafío de gran relevancia.

Piensa en todos los gastos que esto supone:

• Gastos de combustible

• Mantenimiento de los vehículos

• Recursos y herramientas para las operaciones de mantenimiento

• Formación específica para los técnicos

En muchas ocasiones, no eres consciente de todos los gastos que esto puede suponer, porque además hay gastos variables que no siempre se controlan.

Por ejemplo, cuando tu equipo tiene que estar más tiempo en carretera del previsto debido a un atasco, o cuando la operación de mantenimiento o instalación de maquinaria se alarga por un imprevisto…

Si no quieres que la gestión de operarios y los gastos de viaje se conviertan en una locura imprevisible, toma nota de las pautas que te vamos a dar en este post.

¿Nos sigues? 🙂

Riesgos habituales en la gestión del mantenimiento y los gastos de viaje

Muchos de los fabricantes de maquinaria realizan también servicios de implantación y mantenimiento de maquinaria en las empresas.

Como ya apuntamos en un post anterior, uno de los retos en la gestión del mantenimiento es la mejora de la eficiencia.

La gestión de tareas de mantenimiento implica la necesidad de disponer de un servicio de asistencia técnica, que permita hacer un seguimiento de todos los clientes y sus necesidades.

• Reparaciones de emergencia

• Instalaciones

• Tareas de mantenimiento preventivo

Para poder gestionar las operaciones de manera correcta y cumplir con los contratos, tienes que enviar operarios al lugar en el que deben realizar las operaciones.

Esto supone una serie de riesgos y dificultades que muchos fabricantes e industrias que ofrecen servicio técnico de mantenimiento de maquinaria deben enfrentar.

1. Gestión eficaz de la agenda

Tener un equipo en situación de movilidad, desplazándose por carretera para acudir a las fábricas o almacenes donde deben realizar las operaciones, requiere un estricto control del tiempo y de los recursos disponibles.

Necesitas organizar adecuadamente la agenda para que el envío de operarios sea productivo y rentable. De otro modo, los costes podrían dispararse si no cubres suficientes clientes al día.

Aquí lo ideal es planificar las rutas para evitar embotellamientos, enviar a los técnicos que estén más cerca de cada cliente, hacer seguimiento de los vehículos por GPS…

Existen aplicaciones SaaS de asistencia técnica (por ejemplo, soluciones tipo Appsat) que te permiten tener el control de las operaciones.

2. Control de los costes

Hay que medir eficazmente los costes financieros de cada operación para maximizar la productividad y evitar que se produzcan situaciones en las que los costes superen a los ingresos.

Debes poder medir y justificar todos los gastos implicados en cada operación (gasolina, comidas, recursos y herramientas, etc.).

Con un software de gestión de gastos tu empresa podría centralizar todos los costes derivados de las operaciones y aplicar las deducciones que correspondan en las declaraciones de impuestos.

El exceso de costes en las operaciones puede deberse a una variedad de causas:

❌Poca organización y planificación de los desplazamientos

❌Dificultades para gestionar las operaciones de instalación/mantenimiento

❌Mala gestión de los materiales y recursos necesarios para realizar las operaciones

❌Baja productividad debido a la dificultad para gestionar las operaciones técnicas

3. Gestión de la productividad y las operaciones

Los costes elevados de una operación de gestión del mantenimiento o nueva implantación no sólo se circunscriben a los desplazamientos.

También al tiempo dedicado a las propias operaciones.

El personal debe contar en primer lugar con todas las herramientas, materiales y recursos para poder realizar las operaciones de mantenimiento sin tener que volver a desplazarse.

Por otro lado, lo ideal es disponer de un software GMAO o software de RRHH que te permita llevar el control de las operaciones técnicas y en el que se pueda enviar un parte de trabajo, con vídeos o fotografías de las tareas realizadas.

Hay que asegurar también que las operaciones se puedan desarrollar con éxito, ya que si no se puede terminar una determinada tarea, habrá que programar una segunda cita.

También puede darse la circunstancia de que se produzcan retrasos porque los operarios no han terminado de realizar las tareas necesarias con un determinado cliente.

Aquí puede ser de gran ayuda contar con un asistente industrial virtual como Uktena, en el que los técnicos puedan acceder al conocimiento acumulado sobre las distintas tareas técnicas y qué hacer en cada caso.

Por otra parte, el asistente puede brindar información en tiempo real a través de unas gafas de Realidad Mixta, proporcionando a los técnicos el asesoramiento que necesitan para realizar las tareas de la manera más eficaz y rápida posible.

4. Gestión de la formación del personal técnico

Aunque todos quisiéramos responder afirmativamente a estas preguntas, la realidad es que en algunos casos las operaciones técnicas no son tareas meramente rutinarias, sino que implican mayores dificultades y riesgos.

También hay distintos niveles de riesgo para la salud del trabajador, especialmente en aquellas operaciones de mantenimiento en altura o espacios confinados.

Centralizar y acumular el conocimiento de la empresa, derivado de las distintas operaciones técnicas de reparación o mantenimiento realizadas, puede ayudar a que se produzcan menos accidentes, así como facilitar que todo el personal cuente con los conocimientos y herramientas necesarios para realizar su trabajo.

La mejor solución para controlar los gastos de viaje y las operaciones de mantenimiento

Parece claro que lo que necesita toda industria que gestione tareas de servicio técnico es una comunicación eficaz.

Tiene que haber una buena comunicación entre la central y los equipos técnicos que están en situación de movimiento.

Pero también tiene que haber una comunicación adecuada entre los miembros de un mismo equipo, que a su vez deberían poder acceder a un conocimiento común de la empresa para poder dar una respuesta efectiva ante las variopintas situaciones que se pueden presentar.

Más allá de la implementación de soluciones SaaS para la gestión del mantenimiento y el control de los gastos de viaje, una solución de asistencia industrial virtual con IA es clave para que pueda haber una perfecta comunicación y coordinación entre todo tu equipo.

Te invitamos a conocer nuestra solución de asistente industrial con Inteligencia Artificial para optimizar tus procesos de gestión del mantenimiento, mejorar la productividad y optimizar así los costes que te suponen los desplazamientos.

¿Te has encontrado con estos problemas comunes en la gestión del mantenimiento?